مبحث حاضر به‌صورت چکیده از دوره آموزشی فن مدیریت جلسات اداری تهیه‌شده است.
نکات:
- ۱- جلسه مؤثر موجب مشارکت عمده افراد در مسیر موفقیت سازمان می‌شود.
- همدلی، ایجاد فرصت برای کارکنان، بهره‌مندی از خرد جمعی، ارائه راهکارهای مناسب و بررسی نقاط ضعف و قدرت سازمان از مزایای یک جلسه خوب است.
- جلسات باید مختصر و مفید باشد.
- هدف جلسه از ابتدا باید مشخص باشد.
تعریف جلسه:
گردهمایی با هدف خاص بوده که زمان و مکان آن مشخص است و دستور کار آن از قبل تعیین‌شده است.
انواع جلسات:
- ۱- اطلاعی
- آموزشی
- مشورتی
- تصمیم‌گیری
مراحل برگزاری یک جلسه مختصر و مفید:
تدابیر قبل از جلسه
اقدامات مربوط به زمان جلسه
اقدامات پس از برگزاری جلسه
- ۱- مدیریت قبل از جلسات
- ضرورت تشکیل جلسه
- نوع جلسه
- دستور جلسه
- پیش‌نویس طرح اولیه جلسه
- توقع از جلسه
- تعین اعضای جلسه
- تعداد اعضای جلسه
- سطح اعضای جلسه
- مدت‌زمان جلسه
- مکان
- زمان
- رییس و دبیر جلسه
- دعوت‌نامه
- پذیرایی
- اقدامات حین جلسه
- زمان شروع جلسه (حضور اول وقت مدیر و دبیر در جلسه و یا حتی زودتر از شروع – تشویق شفاهی از اعضایی که سروقت در جلسات حضور می‌یابند).
- تلاوت قرآن
- شروع بحث با سخنان (۵ الی ۱۰ دقیقه) رییس جلسه
- اخبار
- کلیات هر دستور کار جلسه (۵ دقیقه توسط کارشناس)
- بحث تفصیلی هر دستور کار جلسه
- موضع‌گیری رییس جلسه
- ایجاد فضای آزاد نقد
- مشارکت همه اعضا (رییس باید داوطلبانه یا نوبتی فرصت مشارکت همه را ایجاد کند و یا حتی می‌تواند کارکنان را نام ببرد)
- کنترل سخنان اعضای جلسه (عدم خروج از بحث اصلی – رعایت حدود زمانی)
- کنترل تعامل اعضای جلسه (نقد و بحث نابجا از نظرات هم ایجاد نشود.)
- خودکنترلی رییس (عدالت در نوبت – عدم بحث‌های دونفره – عدم موضع‌گیری فوری – نگاه با عدالت به افراد.)
- نظر کارشناسی خود رییس جلسه در کنار نظر دیگران.
- جمع‌بندی و تصمیم‌گیری ۱۰ الی ۱۵ دقیقه.
- شفافیت تصمیم اتخاذشده.
- شفافیت مسئولیت مجریان جلسه.
- ثبت و ضبط مباحث جلسه.
- زمان ختم جلسه رأس ساعت انجام شود.
- مدیریت بعد از جلسه
- ارسال صورت‌جلسه و مصوبات
- پیگیری مصوبات
- پیگیری قاطع و محترمانه
- بکارگیری سیاست تنبیه و تشویق.
- پیگیری در ابتدای جلسه.
نقش افراد شرکت‌کننده در جلسه
- نظریه‌پرداز
- عمل‌گرا
- اجرایی
- مراقبین
- ۱- نظریه‌پردازها: تمرکز موضوعی دارند. خلاق و به دنبال حل مشکل هستند. نظرات دیگران را توسعه می‌دهند.
- عمل‌گراها: به هدف فکر کرده و تمرکز روی هدف دارند. حاضرین را زیر نفوذ برده و نظریه‌پرداز نیستند. جلسه را به سمت تصمیم هدایت می‌کنند. نظرها را به دستورالعمل تبدیل می‌کنند.
- اجرایی‌ها: به تجزیه‌وتحلیل مشکلات پرداخته و جزئیات کار را نیز بررسی می‌کنند. اطمینان حاصل کرده تا مطلبی فراموش نشود. کنترل جزئیات را انجام می‌دهند.
- مراقبین: ایجاد هماهنگی برای رسیدن جلسه به هدف.
دلایل شکست جلسه:
- جلسه غیرضروری است.
- جلسه به دلیل نادرستی تشکیل‌شده است.
- موضوع جلسه نامشخص است.
- افراد نامناسب در جلسه حضور دارند.
- فقدان کنترل مناسب.
- محیط نامناسب.
- زمان نامناسب.
مقایسه روال مثبت و منفی جلسه
| ردیف | منفی | اداره جلسه | مثبت |
| ۱ | دیر آمدن اعضاء | شروع | حضور به‌موقع در جلسه |
| ۲ | خارج شدن از موضوع اصلی است. | پرداختن به‌نوبت به دستور کار | بحث هر موضوع در زمان مشخص آن |
| ۳ | تعارض بین اعضاء | جویا شدن نظر افراد در یک موضوع | اعضا به نحو اثربخشی مشارکت دارند. |
| ۴ | افراد به بحث‌وجدل ادامه می‌دهند. | حرکت در جهت اهداف | همه راه‌حل‌ها بررسی می‌شوند. |
| ۵ | بحث‌وجدل بی‌نتیجه است. | تصمیم‌گیری | افراد باهم مذاکره دارند. |
| ۶ | جلسه بدون نتیجه خاتمه می‌یابد. | ختم جلسه | موضوعات جمع‌بندی و در مورد آن توافق می‌گردد. |